自产软件退税需要遵循以下步骤和条件：

满足自行开发条件

软件涉及核心功能或架构的变化，而不是仅做简单调整如界面设计或BUG修复；

形成独立的知识产权，与已有软件无知识产权纠纷；

以软件销售的形式销售，而不是作为技术服务的一部分。

申请软件著作权

在销售软件产品前，需要为软件产品申请著作权，包括软件源程序代码、软件操作手册、委托办理文件以及营业执照复印件等材料。

进行软件产品备案

取得软件产品检测报告（建议找有资质的第三方机构）以及软件产品备案，通常在当地的软件行业协会完成。

准备必要文件

软件著作权证书；

软件产品检测报告；

软件产品备案书；

与客户签署的合同；

开具的发票。

增值税即征即退优惠登记备案

前往当地税务局进行增值税即征即退资格的登记备案。

签订业务合同和开具发票

在销售软件产品时，签订详细的销售合同，合同中的软件产品名称必须与软件著作权证书上的名称一致；

软件产品销售完成后，需开具增值税发票，发票上的软件产品名称也要与软件著作权登记证书上的名称一致。

增值税纳税申报和退税申请

在电子税务局进行增值税的纳税申报；

完成增值税申报后，在电子税务局申请退税，提交所需材料，等待审核通过后即可获得退税。

其他注意事项

软件企业必须是增值税一般纳税人，只有符合这一条件的企业才能享受即征即退政策；

销售的软件产品需为自行开发生产，或将进口软件产品进行本地化改造后对外销售。

通过以上步骤，增值税一般纳税人销售其自行开发生产的软件产品，可以享受增值税即征即退政策，即按现行税率征收增值税后，对其增值税实际税负超过3%的部分实行即征即退。

建议：

企业在申请退税前，应仔细了解当地税务法规，确保所有步骤和材料符合要求。

委托第三方研发的情况下，需确保研发成果和软著等都归公司所有，以满足自行开发的条件，从而享受退税优惠。