填写软件需求时，应遵循以下步骤和结构，以确保需求的清晰、完整和一致：

引言

编写目的：阐明开发软件的目的。

项目背景：包括软件产品的名称、代码，以及项目任务提出者、负责人等相关人员信息。

术语说明：列出文档中使用的专门术语及其定义。

工程概述

待开发软件的一般描述：介绍软件的背景、目标和市场前景。

用户特征和水平：描述最终用户的受教育水平、工作经验和技术专长。

运行环境：包括硬件平台、操作系统和版本等。

条件与限制：列出开发过程中的约束条款，如必须使用的技术、工具等。

功能需求

功能划分：列举软件的全部功能，可以用文字、图表或数学公式描述。

功能描述：对每个功能进行详细描述。

外部接口需求

用户界面：描述用户希望的界面特征，如图形用户界面标准、屏幕布局等。

非功能需求

性能需求：规定软件需要达到的性能指标。

安全需求：描述软件的安全要求。

可靠性需求：规定软件不发生故障的概率。

资源使用需求：如内存、CPU等。

软件成本消耗与开发进度需求：预先估计软件开发和成本消耗。

用户界面设计

界面特征：描述用户界面的具体特征，如菜单布局、输入输出格式等。

数据需求

数据收集与处理：描述需要收集和处理的数据，以及数据存储和传输的要求。

其他需求

兼容性需求：规定软件需要兼容的硬件和软件环境。

可维护性需求：描述软件的可维护性要求。

可扩展性需求：规定软件的可扩展性要求。

评审与更新

需求评审：确保需求文档经过评审，确保其准确性和完整性。

需求更新：在软件开发过程中，及时更新需求文档以反映变更。

通过以上步骤和结构，可以确保软件需求文档的清晰、完整和一致，有助于开发团队和客户对需求有一致的理解，并为后续的开发和测试工作提供依据。